: On en parle Digital Workplace & productivité.

Dans un monde professionnel en pleine transformation, le concept de Digital Workplace s’impose comme une réponse incontournable aux besoins d’agilité, de collaboration et de productivité. Allié à la notion de Modern Workplace, il redéfinit l’expérience des agents publics en offrant un environnement numérique complet, flexible et adapté aux pratiques métiers. Pour les collectivités et administrations, investir dans un bureau virtuel bien pensé, c’est non seulement optimiser les performances opérationnelles, mais aussi transformer leur intranet en un outil stratégique au service des agents et des organisations.

Un bureau virtuel au cœur de la productivité

Le Digital Workplace, souvent décrit comme un intranet nouvelle génération, va bien au-delà d’un simple portail d’informations internes. Il s’agit d’un écosystème numérique qui regroupe les outils, applications et ressources nécessaires à chaque agent pour travailler efficacement, collaborer avec ses collègues et accéder aux données en temps réel, où qu’il se trouve.

Selon une étude menée par McKinsey, les employés passent en moyenne 28 % de leur temps à chercher des informations ou des documents nécessaires à leur travail. Avec un Digital Workplace bien conçu, ce chiffre peut être réduit de moitié, offrant un gain de productivité significatif. Dans le secteur public, cela est traduit par des services plus rapides, une meilleure gestion des dossiers et une diminution des erreurs.

Un exemple concret provient de la ville de Lyon, qui a déployé une plateforme collaborative pour ses agents. Résultat : une de 35 % des délais de traitement des demandes internes grâce à une meilleure centralisation des informations et des échanges. De même, l’État danois a adopté une stratégie Modern Workplace pour ses ministères, augmentant de 20 % la satisfaction des agents grâce à des outils de travail unifiés et performants.

Les multiples enjeux du Digital Workplace

Pour les administrations et collectivités, les enjeux du bureau virtuel sont nombreux. Tout d’abord, le Digital Workplace joue un rôle central dans la communication interne . En regroupant les informations institutionnelles, les actualités locales et les événements, il favorise une diffusion homogène et accessible à tous. Un intranet modernisé devient ainsi un vecteur d’engagement, renforçant le sentiment d’appartenance des agents.

Ensuite, un Digital Workplace bien pensé est une véritable aide à la carrière. Les agents peuvent y trouver des ressources sur les formations disponibles, les évolutions de carrière ou encore les opportunités de mobilité interne. C’est un outil qui accompagne leur progression professionnelle tout en répondant aux besoins stratégiques des administrations.

Sur le plan opérationnel, le Digital Workplace est également un appui aux pratiques métiers du quotidien. Grâce à des applications spécifiques, les agents peuvent gérer leurs tâches, accéder à des bases de données ou utiliser des outils collaboratifs pour mener à bien des projets transversaux. Dans un département comme la Gironde, par exemple, l’implémentation d’une plateforme Jalios a permis aux agents de travailler en collaboration sur des dossiers complexes tout en réduisant de 30 % les réunions physiques.

Enfin, le Digital Workplace devient une salle virtuelle d’intelligence collective.

Les ressources collaboratives telles que les forums, wikis, partages de documents ou outils de brainstorming permettent de capitaliser sur les idées et les expertises de chacun. Ce mode de fonctionnement favorise non seulement l’innovation, mais aussi la résolution rapide des problèmes, un atout précieux pour les collectivités confrontées à des enjeux complexes.

Modern Workplace : vers une transformation culturelle et technologique

Le concept de Modern Workplace, souvent complémentaire au Digital Workplace, repose sur l’idée d’une expérience utilisateur fluide, intégrée et adaptée aux nouvelles pratiques de travail. Il ne s’agit plus seulement de fournir des outils, mais de transformer la manière dont les agents interagissent avec la technologie.

L’État norvégien, par exemple, a mis en place une plateforme unique basée sur Microsoft SharePoint, intégrant visioconférences, coédition de documents et gestion de projets. Cela a permis une réduction de 40 % des déplacements professionnels inutiles et une économie annuelle estimée à 2 millions d’euros sur les coûts logistiques.

Le Modern Workplace intègre également des pratiques comme le télétravail, renforcées par la pandémie de COVID-19, et des outils de collaboration avancés tels que Microsoft Teams ou Slack. Ces solutions permettent aux agents de rester connectés, même à distance, tout en maintenant un haut niveau d’efficacité.

Stratis, partenaire des administrations pour des plateformes adaptées

Chez Stratis, nous concevons et déployons des solutions de Digital Workplace adaptées aux besoins spécifiques des collectivités et administrations. Notre offre variée repose sur des solutions open source de premier niveau pour les structures à budgets limités, et des solutions éditeurs comme Jalios ou SharePoint, pour des projets plus complexes nécessitant des fonctionnalités avancées.

Avec plus de 25 ans d’expérience, nous savons que chaque administration a des attentes uniques. C’est pourquoi nous privilégions une approche personnalisée, basée sur une compréhension fine des métiers publics et des attentes des agents. Nos plateformes ne se limitent pas à être des outils : elles deviennent des environnements de travail collaboratif, vecteurs de productivité et de transformation.

Investir dans un Digital Workplace ou un Modern Workplace, c’est choisir de moderniser ses pratiques tout en valorisant ses équipes. Chez Stratis, nous faisons de cet engagement une réalité, au service de vos objectifs stratégiques et opérationnels.